Dagoverzicht
wie komen er vandaag spelen?Rooster
Het weekrooster, met iedereen onder elkaar en een kleur per soort dienst. Klik op een leeg vakje om iemand in te roosteren, of op een blokje om het te wijzigen. Laat je de eindtijd leeg, dan staat er ”tot eind”. De volgorde van de namen zet je met de pijltjes achter de naam, en die blijft zo staan voor iedereen.
Vrij en vakantie gelden de hele dag, dus daar horen geen tijden bij. Het telt ook niet mee in de uren.
Ritlogboek
Elke gereden rit met datum, bus, kenteken en chauffeur. Handig als er een boete of een vraag van de administratie binnenkomt. De tijden komen uit het afvinken onderweg, de kilometerstanden vul je zelf in bij de route.
Verdeelt de bushonden over de bussen op wijk. Verplaats haltes met de pijltjes of typ in het vakje ertussen het nummer van de plek waar de hond heen moet, zet met 🔓 een hond op slot zodat Optimaliseer hem laat staan, vink af onderweg, bekijk de rit op de kaart of laat de volgorde automatisch optimaliseren. Adressen worden vanzelf opgezocht zodra je de kaart opent. Met 💬 stuur je het baasje meteen een WhatsApp met de verwachte tijd.
De bussen
Elke bus rijdt óf de opvang óf de uitlaatservice, want die rondes vertrekken op heel andere tijden. De wijken bepalen welke honden erin komen: verdeel ze een keer voor de opvang en een keer voor de uitlaat. Laat je een vertrektijd leeg, dan geldt de standaard: opvang 07:00 en 16:30, uitlaat 10:00 en 13:45.
Dagen zonder bus
In het weekend rijdt de bus sowieso niet, dat hoef je hier niet op te geven. Zet hier de dagen bij waarop het veld wel open is maar er niemand rijdt, zoals een feestdag. Wie zo'n dag boekt krijgt in het portaal een rode waarschuwing dat hij zelf moet brengen en halen, en er wordt geen vervoer in rekening gebracht.
Wacht op ons
Deze week en de volgende
Nog afvinken
Gilt deze hond, en slaapt hij tussen de middag? Je vult het één keer in en het blijft bij de hond staan. Een baasje ziet dit nergens.
Alle dagen van deze periode onder elkaar, zoals in de Excel. Vink af wat je nagekeken hebt voor de factuur: dat blijft staan, met je naam erbij. Wat al op een factuur staat kun je niet meer veranderen, daar hoort een creditfactuur bij.
Hier staan de honden die medicatie of eigen eten meekrijgen, per dag onder elkaar. Elke hond die blijft slapen staat er ook bij, ook als er nog niet staat wat hij eet: die krijgt een oranje regel met invullen, zodat er 's avonds niemand vergeten wordt. Wat je afvinkt hoort bij die ene dag, dus morgen staat het vinkje weer open. Staat een hond er nog niet bij? Klik dan op + toevoegen bij de juiste kop. Wat een hond eet hoort bij de hond zelf, dus het geldt ook voor zijn andere opvangdagen. Baasjes kunnen het net zo goed zelf invullen in het portaal.
Openstaande aanvragen 0
Vink aan wat je in een keer wilt afhandelen, of beslis per regel. Zit een dag vol, dan slaat hij die aanvraag over en zegt hij erbij hoeveel er niet gelukt zijn.
Aanvragen voor vaste dagen 0
Deze gaan over een hele reeks dagen, dus die keur je goed op het scherm Vaste dagen. Hier staan ze zodat je ze niet mist.
Geweigerd 0
Wat jullie hebben geweigerd, met de reden erbij. Die reden blijft hier in het beheerportaal: het baasje ziet hem niet, niet in het portaal en niet in de mail. Zet je er een terug, dan komt hij weer bovenaan bij de openstaande aanvragen en beslis je opnieuw.
Groen getal is bevestigd, oranje wacht op akkoord. Klik op een dag voor de planning, of plan direct iets in.
Klanten importeren
Zet hier het bestand uit het oude systeem neer. Ik laat eerst zien wat er zou gebeuren; pas als jij akkoord geeft wordt er iets weggeschreven. Draai je de import later nog eens, dan herkent hij iedereen aan het oude klantnummer en ontstaan er geen dubbelen.
Overstap naar het portaal nog niet begonnen
Hoe ver het uitnodigen is. Een klant telt pas als binnen zodra hij zelf een account heeft aangemaakt, niet als de uitnodiging de deur uit is.
Klanten 0
Strippenkaarten
Zoek een hond of een baasje en streep een strip af, net als een stempel op de papieren kaart. Een kaart geldt alleen voor waar hij voor is: een opvangkaart gaat niet op aan de speeltuin. Streep je er per ongeluk een af, dan zet je hem er met "toch niet" gewoon weer op.
Levert iemand een papieren kaart in? Tel de stempels en klik hier op datzelfde bolletje: klik je op de zevende, dan staat de kaart op zeven gebruikt. Klik je er nog een keer op, dan gaat die strip er weer af. Onder elk bolletje staat de dag waarop hij is afgestempeld; klik op die datum om hem te veranderen.
⚠️
Op deze dagen is er met de hand een strip afgestreept terwijl de dag ook geboekt stond. Dan is de strip er twee keer af gegaan. Haal de handmatige eraf, dan komt hij weer op de kaart. Twee honden op dezelfde dag staan hier niet bij: die hebben allebei hun eigen strip.
🎟️ Welke kaarten verkopen we, en wat leveren ze op?
Dit rekent zichzelf uit de tarieven, dus verandert er een prijs, dan klopt deze lijst meteen weer. De bedragen zijn voor een kaart van tien strippen; geef je er meer of minder uit, dan rekent hij evenredig mee. Prijs en voordeel praten met elkaar: typ je het een, dan verspringt het ander.
Facturen
Hij komt als concept in de lijst te staan. Daarna vul je de regels in, bekijk je de pdf en verstuur je hem pas als alles klopt.
Facturatie-run
Maakt concept-facturen van alle bevestigde en geleverde boekingen in de periode, één per klant. Dit is de ronde van het eind van de maand: je doet hem één keer, daarna controleer je de concepten en verstuur je ze.
⚠️
Hier staat alleen wat echt niet kan: twee diensten die dezelfde plek van de hond bezetten. Een opvangdag met een losse overnachting erbij is de normale opbouw van een logeerdag en hoort hier dus niet te staan. Klopt een regel niet, haal hem dan van de factuur af of meld de dag af in de agenda.
Alles nagekeken? Dan kunnen de concepten in een keer de deur uit. Elk baasje krijgt zijn factuur per mail met de pdf erbij en kan in het portaal met iDEAL betalen. De mails gaan rustig achter elkaar de deur uit, dus bij een volle ronde duurt het een half uurtje voor ze allemaal bezorgd zijn. Een verstuurde factuur kun je niet meer aanpassen, alleen crediteren.
Heeft één klant er nu een nodig? Bijvoorbeeld omdat ze net een strippenkaart heeft gekocht en daar niet tot het eind van de maand op wil wachten. Vul dan hier haar naam in. Je krijgt alleen die ene factuur en de rest van de klanten blijft gewoon staan tot de ronde hierboven.
Koppeling met Exact Online nog niet ingesteld
Hiermee gaan de facturen straks vanzelf naar Exact, zonder het bestand hierboven. Zolang de koppeling nog niet aanstaat houdt dit scherm alleen bij welke factuur al geboekt is en welke niet, zodat er nooit een dubbel in de boekhouding belandt.
De gegevens van de boekhouder
Deze vier krijg je van Sue. Ze staan in Exact bij de administratie en het dagboek. Zonder deze gegevens kan de koppeling niet weten waar de facturen heen moeten.
Klanten die Exact nog niet kent. Een factuur kan pas geboekt worden als het baasje daar als relatie in staat. Dit bestand zet iedereen klaar die nog ontbreekt, met het debiteurnummer erbij, zodat ze in een keer te importeren zijn. Staan ze erin, klik dan op Zoek ze op in Exact: dan koppelen we elke klant aan zijn relatie in Exact, op het debiteurnummer. Daarbij wordt niets in Exact veranderd.
Doorzetten naar Exact. Hiermee gaan de facturen uit de wachtrij als verkoopboeking naar Exact. Begin met een proef: die bouwt de boeking helemaal op, kijkt na of de debiteur, het dagboek, de grootboekrekeningen en de btw kloppen, en laat zien wat eruit zou komen. Er gaat dan nog niets de deur uit. Klopt het, dan zet je er eerst een echt door en kijk je in Exact of hij staat zoals je hem wilt. Daarna de rest met “Zet alles door”. Een factuur die geslaagd is gaat er nooit nog een keer heen.
De pdf van de factuur gaat mee en hangt in Exact als bijlage aan de boeking. Lukt de bijlage een keer niet, dan blijft de boeking gewoon staan en zet je de pdf er later bij met de knop hieronder.
Naar de boekhouding
Alle verstuurde facturen uit een periode, klaar om in Exact Online in te lezen. Concepten blijven er buiten, die zijn immers nog niet de deur uit, en de oude facturen uit het vorige systeem ook, want die staan daar al in. Elke bron houdt zijn eigen verkoopboek, dus je krijgt een bestand per dagboek. Het boekstuknummer komt uit het factuurnummer zelf: 2026-10307 van de opvang wordt 202610307 en 2026-0741 van de webshop wordt 2600741. Zo zie je in Exact meteen welke factuur een boeking is. Dat nummer blijft aan de factuur hangen, dus een tweede export levert precies dezelfde nummers op. De omzet wordt uitgesplitst over de grootboekrekeningen hieronder, dus een factuur met opvang, een busrit en de trimsalon levert drie regels op met hetzelfde boekstuknummer.
Grootboekrekeningen per soort omzet
Elke factuurregel gaat naar de rekening van zijn soort. Verkoop je iets tegen het lage btw-tarief, dan gaat dat naar de rekening voor het lage tarief van dezelfde groep, of anders naar Overig laag.
Omzet en aantallen
Alles wat verstuurd is, uitgesplitst naar waar het vandaan komt. Concept-facturen tellen niet mee, die zijn immers nog niet de deur uit.
Per dienst
Per maand
Aan de balie afgerekend
Losse dagen die het baasje meteen contant of met de pin heeft betaald. Daar is geen factuur van, dus dit geld staat nergens anders. Geteld op de dag zelf, dat is ook de dag dat het geld binnenkwam. Voor de boekhouding kun je dit per maand als één kasstaat boeken.
Webshop best verkocht
Per postcodegebied
Op het adres van de klant. Dit is het overzicht waarmee je kunt aantonen hoeveel omzet er in een bepaald gebied wordt gedraaid, bijvoorbeeld voor een ontheffing voor de milieuzone.
Kortingscodes
Een code die een klant bij het afrekenen invult. Zet hem uit zodra een actie voorbij is, dan werkt hij meteen niet meer. De teller laat zien hoe vaak hij gebruikt is. Wat er met een code betaald is zie je terug op de factuur eronder.
Webshop facturen 0
Elke betaalde bestelling uit de webshop krijgt meteen een eigen factuur, met de pdf als bijlage bij de bevestigingsmail. Ook bestellingen die aan het veld contant of met de pin zijn afgerekend staan hier, zodra je bij de bestelling op Betaald ontvangen hebt gedrukt. Bestellingen die op de maandfactuur meegaan horen hier niet thuis, die vind je bij Facturen.
Groepsapps koppelen
Alleen baasjes die met de bus rijden krijgen een ritbericht, dus alleen bij hen heeft een groepsapp zin. De drukste staan bovenaan. Zet WhatsApp Web ernaast: open de groep, tik op de naam bovenaan, kies Uitnodigen via link en dan Link kopiëren. Klik hier in het vakje, plak, en druk op Tab. Het bewaart zichzelf.
Aanslaan voor een klant
Staat er iemand aan het hek die iets wil meenemen? Sla het hier aan. Het komt op de maandfactuur of het baasje krijgt een iDEAL-betaallink per mail. De voorraad gaat er meteen af.
Webshop-orders
Nieuwe bestellingen pak je in, daarna geef je ze mee met de bus of laat je ze ophalen. De betaalstatus komt live van Mollie.
Boxen en tassen
De inpaklijst per maand. Bij een box van zes maanden staat de klant zes maanden achter elkaar in deze lijst. Een eenmalige tas, zoals de dierendagtas, staat in de maand van zijn laatste besteldag. Vink af zodra hij is ingepakt en meegegeven; op dat moment gaat de inhoud van de voorraad af.
Wat gaat erin
Stel per maand samen wat er standaard in deze box of tas gaat. Je kunt zo ver vooruit werken als je wilt: de voorraad gaat er pas af op het moment dat je er een op ingepakt zet, dus vooruit klaarzetten kost je niets. Heeft een hond een allergie, dan pas je bij die ene box hierboven de inhoud aan. De maand kies je hierboven bij Boxen en tassen.
Webshop-producten
Prijzen, voorraad en zichtbaarheid van de webshop. Zet je een product uit, dan verdwijnt het direct van de website en uit het portaal.
Verzenden
Wat het verzenden kost hangt af van wat er in de doos moet. Hieronder zet je de twee tarieven; bij de categorieën hieronder zet je per soort product welke erbij hoort. Van alles in een bestelling telt het zwaarste: zit er één vetbed bij tien snacks, dan is het een pakket.
Categorieën van de winkel
De kopjes waaronder de producten in de webshop staan, in deze volgorde. Hernoem je een categorie, dan verhuizen de producten mee. Een categorie die uit staat verdwijnt met producten en al uit de winkel.
Nieuwsberichten
Alles wat je hier publiceert verschijnt direct op de website, op de homepage en op de nieuwspagina.
Handig voor de verzamelplek van een wandeling of een aanmeldformulier. Laat je ze leeg, dan komt er geen knop. Een link naar Google Maps krijgt vanzelf een 📍 mee.
Diensten
+ Nieuwe dienst toevoegen
Een nieuwe dienst staat meteen in de lijst hieronder en overal waar je een dienst kiest. Zet hem pas op "te boeken" als de prijs klopt, dan zien klanten hem nog niet in het portaal.
Toeslagen
+ Nieuwe toeslag toevoegen
Let op: de toeslagen die het systeem vanzelf op een boeking zet zijn een vaste set (de bus, de feestdagen en later ophalen). Een toeslag die je hier zelf toevoegt komt in de lijst te staan en je kunt er een strippenkaart van maken, maar hij wordt nog niet automatisch bij een dag gerekend. Wil je dat wel, zeg het dan even, dan bouw ik dat erbij.
Een korting geef je op als een bedrag onder nul, bijvoorbeeld -3,50. De code is de korte naam waarmee het systeem hem herkent; die kun je later niet meer veranderen.
Google-reviews op de website
Zet hier de beoordelingen die je op Google hebt gekregen. Ze verschijnen met het Google-logo op de homepagina. Zolang je niets invult blijft het blok verborgen, zodat er nooit verzonnen reviews op de site staan.
Vraag een review
Baasjes die vaak genoeg zijn geweest om iets te kunnen vertellen. Met de knop stuur je zelf een WhatsApp met de reviewlink erin, dus er gaat nooit automatisch iets de deur uit. Wie je gevraagd hebt onthouden we, zodat je niemand twee keer lastigvalt.
Reviews in één keer inladen
Heb je een lijst met reviews? Plak hem hier. Eén review per regel: naam | sterren | datum | tekst. De sterren en de datum mag je weglaten. Een JSON-lijst met naam, score, datum en tekst werkt ook. Ik laat eerst zien wat er komt te staan.
Losse reviews
Neem de tekst over zoals het baasje hem op Google schreef, met de naam die erboven staat. Sleep-vrij: de nieuwste zet je bovenaan met een lager volgordenummer.
Team en inloggen
Zet iemand in de lijst, geef diegene een eigen inlog en vink aan wat hij of zij mag. Zonder mailadres staat een teamlid alleen in de keuzelijst bij de routes. Bij functie zet je zelf neer wat iemand doet, bijvoorbeeld hondentrimmer of vaste chauffeur. De keuzelijst ernaast bepaalt alleen wat iemand in het systeem mag. Wat je hier uitvinkt, verdwijnt bij die persoon uit het menu en is ook in de database dicht.
Voertuigen
De bussen en auto's waarmee gereden wordt, met het aantal hondenplaatsen. Alles is aan te passen: klopt de naam, het kenteken of het aantal plaatsen niet meer, zet het hier recht en druk op Bewaren.
Diensten-agenda
Alles wat op een tijd staat: trimbeurten, het zwembad, de hondenspeeltuin, cursussen en workshops en kennismakingen. Boekt een klant zo'n dienst via het portaal, of vraagt iemand hem aan op de website, dan komt die hier binnen zonder tijd en zet je hem zelf in de agenda.
Inschrijfdata voor cursussen
Zet hier de data klaar waarop klanten zich kunnen inschrijven. Staat er bij een cursus geen enkele datum, dan is hij niet te boeken. Vol is vol: zodra alle plekken bezet zijn verdwijnt de datum vanzelf uit het portaal. Laat je het aantal plekken leeg, dan is er geen maximum.
🔁 Terugkerende afspraken
Voor wat vanzelf terugkomt: om de twee weken de nagels, elke maand wassen, elk kwartaal ontwormen. Zet het ritme één keer neer en de afspraken staan een half jaar vooruit in de agenda, met tijd en al. Verzet je er eentje met de hand, dan blijft die zo staan. Stop je de reeks, dan gaan alleen de dagen die nog moeten komen eruit.
Vaste dagen
Een hond die elke week op dezelfde dagen komt hoef je maar een keer in te stellen. Het systeem zet de boekingen twaalf weken vooruit klaar en vult elke nacht een dag bij. Vraagt een klant het zelf aan, dan staat het hier met een knop om goed te keuren.
iPhone-foto's leesbaar maken
Een iPhone bewaart foto's in een formaat dat geen enkele browser kan tonen, dus die bewijzen zie je hier als een leeg vakje. Met deze knop zet je ze om naar een gewone foto. Dat gebeurt in je eigen browser, dus laat dit tabblad even openstaan. Het origineel wordt daarna opgeruimd. Nieuwe uploads hebben hier geen last meer van, het portaal vraagt sinds kort om een gewone foto.
Iedereen in een keer vragen om het paspoort
Hiermee gaat er een mailtje naar alle baasjes van wie we nog geen geldig entingsbewijs hebben. In de mail staat per hond precies wat er nog mist, met een knop naar hun eigen omgeving. Je ziet eerst hoeveel het er zijn, pas daarna gaat er post uit. Wie deze veertien dagen al is aangeschreven slaan we over, zodat niemand het twee keer krijgt.
Entingen die aandacht vragen
Verlopen staat bovenaan, daarna wat ontbreekt en wat binnen 30 dagen afloopt. Met 💬 stuur je het baasje een herinnering via WhatsApp, dan onthouden we dat je het gevraagd hebt. Met wijzigen doe je het zelf: de datum aanpassen, een foto van het paspoort toevoegen en een foto die niet meer klopt eruit halen. Handig als iemand het boekje aan de deur laat zien in plaats van het te uploaden.
Losse bewijsfoto’s
Foto’s die nog in de opslag staan terwijl er geen enting meer naar wijst. Dat gebeurt als een baasje een paar keer achter elkaar op versturen drukt, of als een enting is weggehaald. Je kunt ze hier bekijken en opruimen. Ze zijn nergens meer te zien, dus je haalt niets weg dat nog in gebruik is. Foto’s van vandaag staan er niet bij, die kunnen nog aan een enting gekoppeld worden.
Chemische castratie loopt af
Een chemische castratie werkt maar een half jaar of een jaar. Loopt hij af, dan kan het gedrag in de groep veranderen. Hier staan de honden waarbij dat binnen dertig dagen gebeurt of al gebeurd is.
Wie is er aan de beurt
Een beurt blijft hier staan tot iemand hem afvinkt, ook als de dag allang voorbij is. Wat te laat is staat bovenaan en in het rood. Zodra je afvinkt plant het systeem de volgende zelf in, gerekend vanaf de dag dat je het echt gegeven hebt. Het baasje krijgt er een kort berichtje over.
Lopende abonnementen
Een abonnement loopt een jaar. Met de knop hierboven zoek je een hond op en boek je er meteen een in, en het kan ook op de klantkaart van het baasje. Loopt er een bijna af, dan staat dat er hieronder bij, zodat je op tijd kunt vragen of het verlengd moet worden.
Veelgestelde vragen op de website
Deze vragen staan op de site, bij het onderdeel dat je hieronder kiest. Een vraag die je verbergt blijft hier staan maar verdwijnt van de site. De volgorde bepaal je met het nummer: laag staat bovenaan.
Wat er nu op de site staat
Klik op een vraag om hem aan te passen. Vergeet niet te bewaren.
Sitefoto’s
Upload hier je eigen foto’s voor de website. Ze zijn direct zichtbaar, je hoeft niets te publiceren. Waar je niets uploadt blijft de standaardfoto staan. Liggende foto’s werken het mooist, maximaal 4 MB.
Webshop op de homepagina
Dit zijn de kaartjes onder ”Vers uit de webshop” op de homepagina. Wie erop klikt komt meteen in die categorie van de webshop terecht. Je kunt een eigen foto uploaden of een foto van een van je producten pakken. Wijzigingen staan er direct op, je hoeft niets te publiceren.
Instellingen
Een dienst dichtzetten
Kies één dienst, of in één keer een hele categorie. De reden die je invult komt letterlijk in het portaal en op de website te staan, dus schrijf hem zoals je hem aan een baasje zou vertellen. Een dag dichtzetten haalt bestaande afspraken niet weg: die zie je hieronder staan, zodat je ze zelf kunt bellen of verzetten.
Wat er dichtstaat
De dagen die nog komen. Wat langer dan een week geleden is verdwijnt vanzelf uit deze lijst.
De laatste twaalf maanden in één oogopslag. Omzet telt op de dag dat de hond er was, inclusief btw. Wat nog niet gefactureerd is telt mee met het gewone tarief.
Omzet per maand
Deze maand is nog niet af; het gestreepte deel is wat er al geweest is.
Verwachte omzet deze maand
Omzet per soort
De laatste twaalf volle maanden.
Bezetting
Per dag van de week
Afmeldingen en niet gekomen
Top 5 klanten
Op omzet, de laatste twaalf maanden.
Het portaal als app
Hoeveel baasjes openen het portaal van hun beginscherm, als een app, en hoeveel in de browser? De laatste dertig dagen. Het team telt niet mee.
Nieuwe mailing
Een bericht aan een groep baasjes, in dezelfde stijl als je andere mails. Wie in het portaal heeft aangegeven geen nieuws te willen, slaan we over.
Schrijf {voornaam} of {hond}, dan zetten we daar per baasje de naam neer. Een witregel begint een nieuwe alinea.
Verstuurde mailings
Betaalherinneringen uit
Staat een factuur na de vervaldatum nog open, dan krijgt het baasje vanzelf een vriendelijke herinnering met een betaalknop. Elke ochtend rond negen uur kijken we het na.
Over tijd
Verjaardagsmail uit
Op de verjaardag van een hond krijgt het baasje ’s ochtends een felicitatie. Dat onthouden baasjes.
Binnenkort jarig
Verstuurde mail per klant
Elke mail die naar een baasje ging. Handig als iemand zegt dat hij niets heeft ontvangen: je ziet hier of hij weg is, en anders waarom niet.
Zo werkt het HQ
Alles wat je hier kunt, per onderwerp. Klap een hoofdstuk open, of typ waar je naar zoekt.
Daar staat niets over in de handleiding. Weet je het nog niet? Zet het dan bij Meldingen & vragen, dan komt er antwoord.
🧭 De weg in het HQ
Links staat het menu, gegroepeerd naar waar je mee bezig bent: vandaag, planning, bus, klanten, geld, webshop, website, team en systeem. Op de telefoon zit het menu achter het pootje linksboven.
- Bovenin het menu staat een zoekbalk die door klanten, honden en facturen zoekt. Dat is bijna altijd de snelste weg.
- Het scherm waar je bent staat ook in het webadres, achter een hekje. Je kunt dus een link naar een scherm bewaren, en de terugknop van de browser werkt gewoon.
- Zie je een scherm niet? Dan hoort het niet bij jouw rechten. Een eigenaar kan die aanpassen bij Team & voertuigen.
- Het stipje op het pootje telt alles op wat nog jouw aandacht vraagt: aanvragen, todo’s, entingen, bestellingen, berichten en meldingen.
☀️ De dag zelf
Dagoverzicht is het scherm van vandaag: wie er komt, wie met de bus mee gaat en wie er al binnen is. Vink honden af als ze er zijn, dan weet de rest van het team het ook.
- Todo verzamelt alles wat nog een vinkje moet krijgen: aanwezigheid, medicatie, eten en de plukcheck.
- Medicatie & eten laat per hond zien wat hij krijgt en hoe laat. Zet het vinkje pas als het echt gegeven is; het baasje ziet dat terug.
- Krijspaleis houdt bij welke honden gillen of juist rust nodig hebben, zodat de groepen kloppen.
Klopt er iets niet aan een dag, verander hem dan hier en niet in de agenda van je hoofd: het baasje krijgt vanzelf bericht van de wijziging.
🗓️ Aanvragen en inplannen
Baasjes vragen dagen aan via het portaal. Die komen binnen bij Aanvragen. Keur je een aanvraag goed, dan staat de dag ingepland en krijgt het baasje een bevestiging.
- Kalender toont de bezetting per dag. Zit een dag vol, dan zie je dat meteen.
- Diensten-agenda is voor trimmen, de speeltuin, cursussen en kennismakingen: afspraken met een tijd.
- Vaste dagen zijn de honden die elke week terugkomen. Die worden vooruit automatisch ingepland.
- Terugkerende afspraken is voor wat vanzelf terug hoort te komen, zoals nagels knippen.
- Gesloten zet een dienst op een dag dicht, bijvoorbeeld als de trimster er niet is. Baasjes kunnen die dag dan niets aanvragen.
🚌 Bus en routes
Routeplanning maakt van de honden die opgehaald worden een volgorde per bus. Klopt de volgorde, dan kun je hem vastzetten zodat hij niet meer verschuift.
- Busweergave is het scherm voor onderweg: groot, met de volgorde, de adressen en de bijzonderheden per hond.
- Ritlogboek houdt bij wie welke bus reed en wanneer.
- Groepsapps bepaalt naar welke groep de busberichten gaan.
Een hond die niet met de bus mee mag heeft dat op zijn kaart staan, met de reden erbij. De planning houdt daar rekening mee.
🐕 Klanten en honden
Klanten & honden is de kaartenbak: gegevens van het baasje, de honden, adressen, het ophaaladres en alle bijzonderheden. Van hieruit plan je ook in, boek je een factuur of open je een gesprek.
- Entingen laat zien wie zijn prik nog moet doorgeven en welke bewijzen nog nagekeken moeten worden. Baasjes krijgen vanzelf een herinnering als een enting bijna verloopt.
- Vlooien & wormen houdt bij wie aan de beurt is voor een pipet of een tablet, en meldt het baasje als het gedaan is.
- Strippenkaarten is voor kaarten kopen, strippen afschrijven en zien hoeveel er nog op staat.
💶 Geld
Facturen is waar de factuurronde draait: van boeking naar factuur naar betaling. Wat al betaald is zie je terug, en het archief bewaart de oude facturen per maand.
- Webshop facturen hoort bij de winkel, inclusief de kortingscodes.
- Omzet en aantallen telt op over een periode die je zelf kiest, en kan als bestand mee naar de boekhouder.
- Rapportage is het jaaroverzicht: twaalf maanden omzet naast vorig jaar, de bezetting, de top vijf klanten en wat je misliep aan late afmeldingen.
- Tarieven zijn de prijzen van de diensten en de toeslagen.
- Betaalherinneringen zet je aan bij Mailings. Daar zie je ook welke facturen over tijd zijn.
Iemand heeft aan de balie betaald, contant of met de pin
Dan hoort dat niet meer op de maandfactuur. Er zijn drie manieren, en welke je kiest hangt ervan af of het één keer is of altijd.
- Eenmalig, een losse dag. Ga naar Boekingenlijst, vink de dag aan en druk op 💶 Afgerekend aan de balie. Je kiest contant of pin, en dan komt die dag op geen enkele factuur meer. Stond hij al op een concept, dan halen we hem daar meteen af. In de lijst staat er daarna een groene pil bij met het bedrag.
- Altijd, maar alleen voor een bepaalde soort. Op de klantkaart staat het blok 💶 Wat rekent dit baasje contant af? Vink daar bijvoorbeeld alleen Zwemmen aan: de zwemlessen blijven dan vanzelf van de factuur, de opvang gaat gewoon mee.
- Altijd, alles. Zet op de klantkaart de Betaalwijze op contant of pin, geen factuur. Dit baasje krijgt dan nooit meer een rekening.
📬 Berichten aan baasjes
Inbox is voor het gesprek met één baasje. Je begint een gesprek, je antwoord gaat als gewone mail de deur uit, en alles blijft bij elkaar staan. Zet een gesprek op wacht op klant als de bal bij het baasje ligt, en op afgerond als het klaar is. Een notitie is alleen voor het team en gaat nooit naar buiten.
- Mailings is voor een bericht aan een hele groep: iedereen, de dagopvang, de busklanten, de logeerders. Stuur eerst een proefmail naar jezelf.
- De verjaardagsmail gaat ’s ochtends vanzelf naar het baasje van een hond die jarig is, als je hem aanzet.
- Nieuws komt op de website te staan, niet in de mailbox. Wil je het allebei, schrijf dan het nieuwsbericht en stuur daarna een mailing met de link erbij.
Wie in het portaal heeft aangevinkt geen nieuws te willen, krijgt geen mailing. Facturen en belangrijke berichten over zijn hond krijgt hij wel: die kun je niet uitzetten.
🛒 Webshop
- Webshop-orders is de werklijst: inpakken, klaarzetten en meegeven met de bus.
- Boxen bevat de inpaklijsten en wat erin gaat.
- Producten zijn de schappen van de winkel: prijzen, voorraad en foto’s.
- Webshop op de site bepaalt welke kaartjes er op de homepagina staan.
Een nieuwe box of tas maken, bijvoorbeeld voor Halloween of Kerst
Een box is gewoon een product met een vinkje erbij. Dat vinkje zorgt ervoor dat hij een inhoud krijgt, op de inpaklijst komt en de inhoud van de voorraad afgaat.
- Ga naar Producten en klik op + Nieuw product.
- Vul naam, categorie, omschrijving, foto en prijs in. De voorraad van de box zelf mag leeg blijven: wat erin gaat wordt per ingepakte box van de voorraad afgehaald.
- Zet bij Alleen in een bepaalde periode te bestellen de eerste en de laatste besteldag. Voor die eerste dag staat hij nog niet in de winkel, dus je kunt hem rustig weken vooruit klaarzetten.
- Zet het vinkje Dit is een box of tas aan. Kies bij Voor wie de optie Eenmalige tas of box, en bij Maat meestal Eén maat. Wil je drie maten verkopen, maak er dan drie los van elkaar: S, M en L, elk met zijn eigen prijs.
- Bewaar het product. Hij staat nu in de winkel zodra de eerste besteldag er is.
- Ga naar Boxen. Kies bovenaan de maand waarin de laatste besteldag valt, kies bij Wat gaat erin de nieuwe box, en zet er met + Erin neer wat erin gaat.
🌐 De website
Alles wat je bij Nieuws, Veelgestelde vragen, Sitefoto’s en Google-reviews aanpast, staat meteen op je eigen website. Er is geen aparte publiceerknop.
🧑🤝🧑 Team en rooster
Rooster laat zien wie wanneer werkt en met welke bus. Wie het rooster mag aanpassen kan diensten inplannen en een hele week overnemen van de week ervoor.
Team & voertuigen is voor de mensen en de bussen. Hier nodig je een nieuwe collega uit en geef je rechten. Rechten uitdelen kan alleen een eigenaar.
⚙️ Instellingen en als er iets misgaat
Instellingen zijn de knoppen van de opvang: capaciteit, de tijd tot wanneer afmelden mag, de teksten in de mails en de koppelingen.
Werkt er iets niet, of weet je iets niet zeker? Zet het bij Meldingen & vragen. Dat is geen WhatsApp waar het wegscrolt: je ziet wat er al gevraagd is en wat ermee gedaan is.
Een hond of klant weghalen doen we liever niet. Zet iemand op niet-actief, dan blijft de geschiedenis bewaard en verdwijnt hij wel uit de lijsten.
Iets melden
Werkt er iets niet, of weet je niet hoe iets moet? Zet het hier neer in plaats van in de app. Dan staat het op een rij, kun je terugzien wat de stand is, en verdwijnt er niets meer in een gesprek.
💬 Vragen aan het team 0
Vragen die wij aan jullie hebben terwijl we bouwen: hoe iets hoort te werken, welke prijs klopt, of iets weg mag. Antwoord er gewoon onder, dan hoeven we het niet in de app terug te zoeken.